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Ser más Productivo

GTD Hacer. La verdad es evidente

5 julio 2017

“La verdad es, por naturaleza, evidente. Tan pronto como se quita las telarañas de la ignorancia que la rodean, brilla clara”  Mahatma Gandhi.

Estamos metidos en harina para entender cómo se hacen las “cosas” en GTD.

Para elegir que acción siguiente hacer, introdujimos lo que David Allen llama “Tres marcos para tomar decisiones sobre las acciones” y resaltamos la importancia de su interiorización para tener la mente como el agua.

“Confía en tu instinto” decíamos en el anterior post al repasar el marco 1 “Cuatro criterios para escoger acciones al momento”.

Hoy explicaremos el marco 2:

El modelo triple para evaluar el trabajo diario

Un amigo me describe así su día a día, “en casa estoy pensando en el trabajo, en el trabajo estoy pensando en temas de casa, en el coche de camino a casa …no se que pensar…” 😉

Allen define el trabajo como “Cualquier cosa que debe hacerse bajo tu responsabilidad”. Esto engloba tanto tu parte personal como la profesional. Si solo te acercas a GTD para solucionar tu estrés laboral, nunca experimentarás todo su potencial.

Concretando; en tu vida diaria se presentan tres tipos de actividad.

  • Realizar un trabajo predefinido
  • Trabajar “a medida que surge”
  • Definir tu trabajo

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La elección que tu hagas es “La prueba del algodón” de tu nivel de efectividad

Ejemplo 1

Si llegas al trabajo el lunes a las 8, y comienzas a hacer cosas de tu lista “Acciones Siguientes” en función de contexto, tiempo y energía disponibles, ya eres un usuario avanzado de GTD.

Si llegas, enchufas el ordenador, miras el mail y sin darte cuenta estás en la hora del café sin hacer nada que te acerque a tus objetivos… tienes que hacértelo mirar.

Ejemplo 2

Si tienes que elegir colegio para tu hijo antes del 8 de marzo de 2018 y tienes un proyecto abierto hace tiempo con alguna acción concreta, visionar una web, visita concertada a un colegio, entrevista con el director…para esta semana….entonces eres de los míos.

Si vas a comenzar a finales de febrero de 2018, no te preocupes que tus hijos tendrán colegio igualmente…

Parafraseando y destrozando la cita de Kent Ruth: El trabajador del conocimiento puede vivir sin aire unos minutos, sin agua dos semanas, sin comida unos dos meses, y sin nuevas ideas año tras año simplemente haciendo lo que le entra por email y atendiendo las urgencias de sus jefes, su pareja, sus amigos o su equipo.

Esta elección entre hacer un trabajo predefinido y un trabajo a medida que surge se produce cada poco tiempo en tu quehacer diario..

Muchas veces, dejarse atrapar por el trabajo a medida que surge, por las demandas urgentes de compañeros y clientes vía mail, teléfono, visitas inesperadas, whatsapp, mensajes en rrss… resulta más sencillo. Esto es lo que Allen denomina “trabajo evidente”.

Controlar el procesamiento, organización, revisión y evaluación de la parte de tu trabajo y vida personal que no resulta tan evidente da mucha más pereza y nuestro cerebro, que es vago, nos saboteará para que sigamos en nuestro mundo de microtareas,  sorpresas y crisis.

Para poder elegir bien se impone la realización de un tercer y nuevo tipo de trabajo que no es sino “Definir el trabajo”

Capturar, procesar, organizar y revisar antes de HACER cuesta tiempo sí, pero es el tiempo mejor invertido. El que te permitirá hacer evidente el trabajo no evidente. El que te permitirá ahorrar y recuperar con creces el tiempo invertido definiendo el trabajo. Y sobre todo, el que te permitirá ser consciente de lo que no estás haciendo cuando eliges trabajar “a medida que surge”.

El inefectivo suele ser inconsciente, donde debe ser consciente, y consciente donde debe ser inconsciente.

Porque podemos elegir trabajar a medida que surge. Porque muchas veces tenemos que hacerlo en estos entornos VUCA que vivimos y que así lo demandan. Porque nuestra capacidad de manejar las sorpresas sin estrés, debe ser uno de nuestros puntos fuertes. Y esto solo se hace siendo consciente de lo que no estás haciendo.

La mayoría de las microtareas  a las que atendemos y nos pueden ocupar la mañana (llamadas de control, de feedback, contestar whatsapp, lecturas de informes, reportes) se pueden hacer de manera “inconsciente” en otro contexto en función del tiempo y energía necesario y disponible.

En el próximo post analizaremos el último marco de los tres que propone David Allen para tomar decisiones sobre las acciones. Los seis niveles para revisar su propio trabajo.

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