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GTD Revisar. 6 sombreros para tu revisión semanal

2017-02-21

La revisión semanal es una de las aportaciones más interesantes de GTD y en mi experiencia un proceso clave en la mejora de tu efectividad. Esta revisión periódica y sistemática de tu sistema te permite en estos entornos tan cambiantes, recuperar el control sobre tu actividad personal y profesional. David Allen anexa en “Haz que funcione” un guión para hacer una revisión semanal completa, que divide en tres fases.

Haz limpieza ? Ponte al día ? Sé creativo

Como todo en GTD, cuando interiorizas el proceso, todo rueda mucho más rápido, por lo que debes incorporar esta revisión semanal como hábito y hacerla siguiendo todo el guión. Para ello es bueno que reserves siempre la misma hora y lugar. A ser posible en horas con menos interrupciones y sin prisas por alguna cita posterior. De los usuarios que conozco el mejor momento es el viernes antes de terminar la jornada laboral. De esta manera, tendrás todo bajo control, podrás disfrutar del fin de semana y al reincorporarte tendrás las acciones esperándote para que en función de contexto, tiempo y energía las vayas realizando. Dedica entre una y dos horas. Los que venís siguiendo esta serie de post sobre GTD, sabéis que no me gusta explicar las cosas sin más (tenéis muchos post sobre este tema en la web) así que durante la revisión semanal me voy a ir poniendo los “6 sombreros para pensar” de Edwar de Bono que necesitamos en cada paso. Utilizaré esta técnica de creatividad pues la parte de ser creativo y valiente la quiero aplicar también para mejorar nuestra delegación y aprender a decir que no a muchas de las “cosas” que se incorporan a nuestro sistema. ¡Comenzamos! Te ayuda a gestionar tu negocio

Haz limpieza 

  • Ponte el sombrero blanco del pensamiento objetivo y  Recopila en tu Bandeja de entrada todas las notas, tarjetas, cartas, recibos, post its y otros papeles de todo tipo.
  • Alterna el sombrero blanco con el sombrero rojo de la intuición y emociones y Vacía tu mente identificando proyectos no escritos, problemas que requieren acción, “incompletos” que rondan por tu cabeza

Ponte al día

  • Revisa la agenda de la semana que termina. Descubre acciones pendientes que no habías apuntado, material que quieres guardar como referencia. Ponte alternativamente los sombreros negro y el amarillo para reflexionar sobre lo negativo y positivo (en términos de efectividad) que has conseguido en tus citas o reuniones y que te permita mejorar visitas comerciales futuras, efectividad de los mensajes, checklist de preparación…
  • Revisa tu agenda de las próximas 2-3 semanas. Recopila acciones previas a dichos eventos. Ponte el sombrero verde o creativo para redactar acciones que impacten o aprovechen mejor estos eventos.
  • Revisa la lista de Acciones Siguientes. Tacha o marca en tu app las acciones realizadas. Actualiza la información. Añade recordatorios o mueve las acciones a otras listas. Hasta que no consigues ser un usuario de GTD avanzado, en muchas ocasiones la primera decisión sobre las “cosas” de nuestra bandeja de entrada no es la correcta, así que ponte el sombrero azul para “pensar sobre el pensar” y di que no, elimina y/o delega todas las acciones que puedas.
  • Revisa la lista de acciones “a la espera”. Marca lo recibido. Anota acciones para seguir apropiadamente el resto. 
  • Revisa tu lista de Proyectos. Asegúrate que los proyectos activos tienen alguna acción siguiente. En proyectos que notes atascados, ponte el sombrero negro del pensamiento crítico para ver qué puedes hacer tú para que avance, si la acción siguiente definida es lo suficientemente pequeña para realizarla, si tienes alguna creencia limitante y reformula lo que necesites. Ponte inmediatamente el sombrero amarillo para ver el resultado positivo del proyecto, por qué va a funcionar y  que beneficio obtendrás de su avance. ¡Seguro que lo desatascas!

Sé creativo

  • Revisa tu lista Algún día / tal vez. recupera el sombrero azul para analizar tus “someday maybes” y elimina los que ya no sean de tu interés. Ponte el sombrero amarillo y piensa la aportación positiva de alguno de ello y conviértelos en proyectos
  • Se creativo y valiente. Aquí toca un sombrerazo verde. (Reconozco que me encanta). Fase de aire total dejándote llevar por tus ideas más arriesgadas, diferentes, provocadoras………….. ¡Fantásticas!

  Ya tienes todo otra vez bajo control, así que …. ¡Disfruta! Y sobre todo, pon orden en tu día a día. Con Billage en la Gestión de tu Empresa, todo será más fácil, ágil y rápido. ¡Pruébalo Ahora Gratis! Billage es el programa de gestión para autónomos

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